Vjerujem da ste svi koji ovo čitate u životu posjetili neki muzej ili galeriju. Kao posjetitelja su vas dočekali predmeti izloženi u nekom prostoru popraćeni tekstovima, a često i multimedijom. To što u tom trenutku svi mi kao posjetitelji vidimo samo je vrh sante leda, odnosno muzejskog posla.
Kako Muzej Međimurja Čakovec ove godine obilježava 70 godina postojanja koristim ovu priliku da u narednim člancima čitateljima približim djelovanje muzeja iznutra, vrlo često nevidljivo posjetiteljima i sveukupnoj zajednici.
Muzejska dokumentacija
U prijašnjim člancima bilo je govora o načinima prikupljanja predmeta, njihovoj restauraciji i pohrani u muzejskim čuvaonicama, izlaganju na povremenim izložbama i terenskom radu. U svim tim fazama prikuplja se velika količina informacija o samim predmetima, ali i procesu njihovog ulaska u muzej.
Stručni djelatnici muzeja zakonski su obavezni bilježiti te podatke kao muzejsku dokumentaciju koja je definirana Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja dokumentacija o muzejskoj građi i muzejskoj djelatnosti te načinu ostvarivanja uvida u muzejsku građu i dokumentaciju: „Muzejska dokumentacija je sustavno izrađen, prikupljen, organiziran i pohranjen skup podataka koji je nastao tijekom procesa stručne i znanstvene obrade, zaštite i prezentacije svih muzejskih predmeta koji govore o njihovu stvaranju, svojstvima, povijesti, stjecanju, konzervaciji i prate sve ostale promjene od njihova ulaska u muzej.“.
Ona se dijeli na primarnu, sekundarnu i tercijarnu te se štiti kao kulturno dobro Republike Hrvatske.
Primarna dokumentacija
Primarnu dokumentaciju čine inventarna knjiga muzejskih predmeta, knjiga ulaska, knjiga izlaska, knjiga pohrane, evidencija zbirki, evidencija studijskih zbirki, evidencija revizija i evidencija o otpisu muzejskih predmeta i muzejske dokumentacije.
Inventarna knjiga najvažnija je baza podataka u koju moraju biti upisani svi predmeti koji čine fundus jednog muzeja. Prije su bile isključivo fizičke, no danas većina muzeja vodi digitalnu inventarnu knjigu. Proces upisa novih predmeta u inventarnu knjigu naziva se inventarizacija. Svaki predmet dobiva svoj jedinstven inventarni broj, a sastoji se od prefiksa koji je skraćeni naziv muzeja i sljedećeg slobodnog broja. Tako danas inventarne oznake Muzeja Međimurja Čakovec imaju oblik, npr., MMČ 3705. Svaki predmet u inventarnoj knjizi ima svoju karticu u kojoj se ispunjavaju mnogobrojna polja; od naziva predmeta, mjera, fizičkog opisa, materijala od kojeg je izrađen, tko ga je i kada izradio, tko ga je inventirao, u kakvom je stanju, tko ga je, gdje i za što koristio. Obavezna je i fotografija predmeta. Naravno, za mnoge predmete nije moguće ispuniti sva polja jer mnogi podaci nisu poznati. No, proces obrade predmeta nikad ne prestaje te se predmetne kartice neprestano nadopunjavaju novim podacima i saznanjima. MMČ u svom fundusu broji 30 660 predmeta i za svaki predmet postoji njegova kartica.
Druga kategorije primarne dokumentacije vode se kod pojedinih predmeta nad kojima se provodi neki postupak. Tako se, npr., u knjigu izlaska upisuju predmeti koji fizički napuštaju muzej kako bi bili izloženi na izložbi, oni koji su upućeni na restauratorsko-preparatorske radove ili na digitalizaciju.
Sekundarna dokumentacija
Sekundarnu dokumentaciju čine knjige audiovizualnih fondova, knjiga hemeroteke, knjiga planoteke, knjiga dokumentacijskih crteža, evidencija izložbi, evidencija konzervatorsko-restauratorskopreparatorskih postupaka, evidencija terenskih istraživanja i prikupljanja, evidencija o stručnom i znanstvenom radu, evidencija o izdavačkoj djelatnosti, evidencija edukativnih aktivnosti, evidencija događanja, evidencija interaktivnih, multimedijskih i digitalnih proizvoda, evidencija o osnivanju i povijesti muzeja i druge evidencije prema općem aktu muzeja. Raznolikost fondova govori o šarolikoj muzejskoj djelatnosti koja često prolazi nezamijećeno, a u tim fondovima MMČ ima oko 25 000 zapisa.
Tercijarna dokumentacija
Tercijarnu dokumentaciju čine pomagala u obliku raznovrsnih kataloga i indeksa: predmetnih, autorskih, kronoloških, topografskih i drugih, koji proizlaze iz primarne i sekundarne dokumentacije, a u funkciji bržeg pretraživanja i korištenja podataka. Ona je obično rezultat dugogodišnjeg rada tima stručnjaka u jednom polju, a tendencija je da bude što univerzalnija kako bi je mogli koristiti i drugi muzeji. Uz to, MMČ vodi i stručnu knjižnicu s oko 8800 zapisa knjiga i članaka.
Janja Kovač, viši kustos, voditeljica etnografskih zbirki